NORRA SÄM

Personuppgiftshantering

Norra Säms Hembygdsförening

Policy för personuppgiftshantering
Antagen av styrelsen för Norra Säms Hembygdsförening 2019-03-15

Inledning och syfte
Syftet med denna policy är att säkerställa att Norra Säms Hembygdsförening hanterar personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar all behandling av personuppgifter och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.

Denna policy är förankrad hos föreningens funktionärer, samt är kommunicerad till föreningens medlemmar.

Organisation och ansvar
Styrelsen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter i föreningen följer denna policy.

Föreningens kassör är av styrelsen utsedd till ansvarig för att implementera och följa upp policyn i föreningen, så att den efterlevs i den dagliga verksamheten och uppdateras vid behov.

Alla funktionärer inom föreningen ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och det den vill säkerställa.

Tillämpning och revidering
Denna policy är tillämplig för föreningens styrelseledamöter och övriga personer med förtroendeuppdrag eller anställning inom föreningen, samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.

Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov. Styrelsens utsedda ansvariga person håller i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.

Begrepp

Begrepp  Betydelse
Personuppgift En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
Registrerad Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.
Personuppgifts-behandling En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.

Personuppgiftsbehandling

Varje personuppgiftsbehandling sker enligt följande principer:

  • Laglighet
  • Ändamålsbegränsning
  • Uppgiftsminimering
  • Korrekthet
  • Lagringsminimering
  • Integritet och konfidentialitet

Uppgifterna använder vi för att

  • Administrera medlemskap i föreningen
  • Via brev och e-post göra utskick till medlemmar angående föreningens verksamhet

De personuppgifter vi samlar är

  • För- och efternamn
  • Postadress
  • E-postadress
  • Uppgifter om medlemskapet, som medlemsnummer, typ av medlemskap, inträde i föreningen, inbetalda medlemsavgifter för personen eller dess familj.

All hantering av personuppgifter sker enligt rättslig grund: samtycke, avtal eller intresseavvägning.

Personuppgifter lagras i ett medlemsregister tills dess att registrerad avslutar sitt medlemskap.

Uppgifter av värde ur ett historiskt perspektiv lagras och arkiveras för framtiden, t ex föreningens verksamhetsberättelse och styrelseprotokoll.

Då registrerad begär att raderas ur föreningens medlemsregister ska detta ske utan onödigt dröjsmål.

Krav på att personuppgifter hanteras enligt Dataskyddsförordningen ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.

Uppföljning och utvärdering av hantering av personuppgifter ska ske minst årligen.

Eventuella incidenter rörande personuppgifter som föreningen behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till föreningens kassör, som i sin tur ansvarar för att anmälan kommer in skyndsamt till Datainspektionen. Samt att i övrigt nödvändiga åtgärder ska vidtas med anledning av incidenten

Rättigheter för den enskilde
Som registrerad har du följande rättigheter:

Rätt till tillgång. Du kan begära ut vilka personuppgifter som finns lagrade om dig.

Rätt till rättelse. Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga eller ofullständiga.

Rätt till begränsning och rätt att göra invändningar. Du har rätt att begära en begränsning av användandet av personuppgifter samt att göra invändningar, till exempel att slippa direktmarknadsföring av föreningens verksamhet.

Rätt till radering. Du kan begära att alla personuppgifter om dig raderas.